ケーススタディー

コミュニケーションにも約束事を

みなさんこんにちは。
時代は私たちホワイトカラーに労働生産性を上げよ！と強く要求しています。その背景には創造的なサービス、顧客にとって付加価値の高いサービス提供を求められていることもさることながら、ドルベースの私たちの賃金が世界的な人件費を押上げていることも大きな要因です。

さて、こういう環境変化の中で「時間の使い方」が人事の最大テーマになってきました。これはとても難しい問題です。

新入社員が経験を積んで熟練度をあげていく中で「効率的な仕事の進め方」は個人能力の差はあれ、ある程度は時間の経過とともに身に付けていくことができます。

ところが他者との関わりであるコミュニケーション（関係構築）業務はいささかそうはいかないようです。

コミュニケーションに効率性を追求すると、一番身近な道具は電子メールだと思います。ある外資系企業では隣の人にもメールで連絡をする、という話を聞いたことがあります。でもこういう姿は日本では似合わない
し、決して効率性を生んでいるとも言えません。

私はアメリカの職場で仕事や研修をする機会がありましたが、確かにそこでは高いパーティションに囲まれ、黙々とパソコンに向かう人たちがいます。立ち話もありますが、定例の会議以外はあまり無駄なおしゃべりをしない、という文化や習慣があるように見えます。

ただし私が経験したそういう会社では、個人の職務領域（Job description）が明確で、その積み上げがチームの成果に結びついてくるので、個人の集中力を高めるような環境を作ることでチーム全体の生産性
があがるような仕掛けになっているのです。

その一方で、実はリアルなコミュニケーションをとても重視し、そこへの投資を惜しみません。つまり、そのメリハリが明確なだけではないかと私は経験上考えています。

貧しいコミュニケーションは「人に興味のない」マネージャーや古株のスタッフが効率性を錦の御旗にして強要していることが多いように感じます。チームワークなしでは成果の出せない仕事が多いですし、ほとんどの知恵はホウレンソウから生まれます（私たちは一人孤独にじっと考え抜くことがとても苦手です）。

では生産性向上に追われながら、相反するこの二つの課題をどうやって克服したらよいのでしょうか。

私はコミュニケーションにルールを決めたらよいと考えています。

たとえば、午前中は原則お互いの時間を邪魔しない。メールのチェックもしないで思考業務に特化する。ホウレンソウはその場で立ったまま５分以内。要点をわかりやすく相手の状況を配慮しておこなう。

会議はアジェンダと資料を熟読して議論のポイントを絞って開始。

目的はモノゴトの決定と納得感醸成の場とし、参加者の要件も明確（ただの構成員はだめ）にする。情報共有の会議は立ったまま１５分以内に終了。詳細情報はメールで伝達。

こんな具合です。いかがでしょうか。

2010.07.01 樋口弘和